ecos webman Verwaltungssoftware

Zur Verwaltung über das Web, am System oder das Smartphone

 

Unsere IT-Architektur ist auf den modernsten Technologien aufgebaut. Dies hat uns in verschiedenen Großprojekten im Bereich Facility-Management und Fahrzeugverwaltung ermöglicht, mit weltweit über 100.000 Nutzern, über 20.000 Objekten auch Schlüsseln, und mehr als 2.000 Systemen insgesamt vor Ort an einem System einen Schlüssel mit einer Wartezeit unter 3 Sekunden freizugeben.

Die web basierende Software „ecos webman“ kann alle ecos Systemtypen unter einer Oberfläche gemeinsam verwalten, wie SchlüsselschränkeFachanlagenecos terminals und das ecos smart lock.

Besonders Nutzer-, Schlüssel- und Systemgruppen vereinfachen die Administration. Die Schlüssel können einem festen Steckplatz zugeordnet oder dynamisch ohne Zuordnung verwaltet werden.

So können am Arbeitsplatzcomputer über das Web, am System über das Tablet und unterwegs über das Smartphone jederzeit Anfragen gestellt und relevante Informationen erhalten werden - in Echtzeit.

Webanwendung ohne Softwareinstallation (Cloudservice)

 

Der ecos webman wird direkt im Internetbrowser aufgerufen. Die Installation einer extra Software ist damit nicht notwendig. Verbesserungen und neue Funktionen, die ecos systems regelmäßig vornimmt, sind sofort ohne weitere Kosten verfügbar – das Durchführen von Updates auf Kundenseite ist also überflüssig. Der ecos webman ist mit jedem internetfähigen Gerät nutzbar, ähnlich wie beim Online-Banking.

 

Lokale Installation immer möglich

 

Natürlich können Sie nach wie vor den ecos webman und alle Module wie ecos reserve und ecos alarm als lokale Installation auf Ihrem Server haben. Unsere Techniker begleiten Sie gerne bei der Installation.

 

Stand-Alone System

Jedes System kann vollständig autark von dem eingebauten Android Tablet bedient werden. In diesem Fall wird keine zusätzliche Software mehr benötigt. Mit einer eigenen Datenbank und einer internen SD-Karte für die Backups ist die Datenintegrität auch bei einem Ausfall des Prozessors jederzeit gesichert. 

System Software

Die Steuerung unserer Schlüsselverwaltungssysteme ist mit einem für den Dauergebrauch geeigneten Industrie Tablet ausgestattet. Die Nutzung von Android erlaubt uns neueste Kommunikationstechnologien und Design- oder Bedienelemente für Grafikoberflächen schnell zu integrieren.

Eine einfache Interaktion zwischen Mensch und Maschine ist für die Akzeptanz neuer Technologien von besonderer Bedeutung. Das hochauflösende 7“ Farbdisplay mit kapazitivem Touch erlaubt alle von Smartphones bekannten Techniken, wie „swipen“ oder „zoomen“. 

Einfache Such- und Filterfunktionen sind implementiert, was die Bedienung vor allem bei vielen Schlüsseln (XXL Variante) oder großen Fachanlagen (depots und drawers) erleichtert. 

Echtzeit Status & Aktionen

 

In der Software sehen Sie den Status Ihres ecos Systems in Echtzeit. 14 verschiedene Stati zeigen Ihnen stets, wie es um Ihre Schlüssel und Objekte steht. Wenn ein Mitarbeiter aus Versehen sein Zutrittsmedium vergessen hat oder ausnahmsweise eine spontane Berechtigung benötigt, können Aktionen am elektronischen Schlüsselschrank oder der Fachanlage per Fernfreigabe in Echtzeit ausgeführt werden. Natürlich werden auch Aktualisierungen an den Rechten sofort übertragen.

Intelligentes Rechtekonzept – für Benutzer- und Objektegruppen

 

Zugriffsrechte müssen mit Sorgfalt vergeben werden. Allerdings kann das mit einzelnen Zugriffsrechten pro Benutzer oder Objekt schnell unübersichtlich werden. Das Potenzial, dass sicherheitskritische Fehler entstehen, ist zu hoch. Aus diesem Grund gibt es im ecos webman die Möglichkeit, Benutzergruppen und Objektgruppen zu definieren.

Bei Benutzern, dem Wer, gibt es meistens ähnliche logische Strukturen wie z.B. Hausmeister, LKW-Fahrer, Mitarbeiter aus Gebäude 2 oder auch Halbtags-Mitarbeiter. Diesen Gruppen werden dann alle entsprechenden Personen zugeordnet. Bei den Objekten, dem Was, wird diese logische Gruppierung genauso eingerichtet. Beispiele sind: Elektro-Poolfahrzeugschlüssel, Eingangstürenschlüssel, Langwaffen, Vertriebs-Smartphones. Diesen Gruppen werden dann die entsprechenden Schlüssel oder Objekte zugeordnet.

Im finalen Schritt werden den Benutzergruppen die entsprechenden Objektgruppen zugeteilt. Das hat zur Folge, dass das Anlegen und die Wartung von Rechten sehr einfach funktioniert. Wenn ein Objekt aus seiner Objektgruppe entnommen wird, aktualisieren sich die Rechte sofort für alle, manchmal tausende, Benutzer.

Natürlich kann parallel dazu ein Benutzer auch individuelle Objektrechte haben, z.B. sein Spind.

Zugangszeiten

 

Um die Rechtevergabe noch weiter an Ihr Unternehmen anzupassen, können bei Benutzern, Objekten und den jeweiligen Gruppen Zugangszeiten festgelegt werden. Hier kann dann ganz genau eingestellt werden, wann der bestimmte Nutzer Zugang zu Räumen/Gebäuden, Schlüsselschränken oder Fachanlagen hat. Darüber hinaus kann eingestellt werden, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten bestimmte Objekte von Benutzern entnommen werden können.
Diese summieren sich dann zusammen.

 

Historie

37 verschiedene Aktionen werden in unserer Software nachverfolgt. Diese werden in chronologischer Reihenfolge angezeigt und mit diversen Filterfunktionen kann ein genaues Verständnis zur Nutzung ihres System erlangt werden.

 

Reports

 

Ein Dutzend der gängigsten Berichte können aus dem ecos webman ad-hoc heruntergeladen oder Ihnen periodisch zugesendet werden.  

 

Rollenverteilung Software

 

Es gibt 6 vordefinierte Rollen mit variierendem Berechtigungsgrad im ecos webman und in der ecos App. Diese reichen vom einfachen Reportleser bis hin zum Superadmin. Die Rollen besitzen eine granulare Bestimmung der Rechte, die nicht nur den Zugang zu bestimmten Funktionen ermöglicht, sondern auch die Bestimmung des Grades, wie ausführlich die Funktion genutzt werden kann. Sie können ganz einfach selbst definierte Rollen anlegen und in der Software an- und abhaken, welche Rechte wie vergeben werden sollen.

So werden unsere Systeme genutzt!

Die meisten unserer Kunden nutzen unsere 7“ Steuereinheit, um mit Schlüsselschrank, Fachanlage oder Terminal zu interagieren. Alle Funktionen des ecos webman können ebenso im Stand-Alone Modus am System gemacht werden. Dementsprechend gibt es viele Bildschirmanzeigen, die genutzt werden können.

 

Modernes Interface

Dank des kapazitiven Bildschirms und Android Betriebssystems kann unsere Bedieneinheit von jedem genutzt werden. Die Software wurde mit den gängigen Routinen vom privaten Smartphone entwickelt, sodass die Adaptionszeit gering ausfällt.

 

 

Fortgeschrittene Funktionalitäten

Bei einer großen Menge an Schlüsseln oder Objekten kann mit unserer Such & Filter Funktion das entsprechende Objekt einfach gefunden werden. Zudem können viele Schlüssel auf einmal entriegelt werden. Natürlich ist auch das Wechseln zwischen Fachanlagen und Schlüsselschränken einfach per „swipe“ möglich.

 

Modulbezogene Eingabemasken

Das Bedienterminal komplementiert die Funktionen der Softwaremodule um beispielsweise Räume zu reservieren, einen Schaden am Fahrzeug zu melden oder seine Arbeitszeit zu dokumentieren. In bestimmten Modulen ist es möglich benutzerdefinierte Felder ohne Entwicklungsarbeit spezifisch für Ihre Organisation hinzuzufügen.

 

Stand-Alone Modus

Neben den komplementären Funktionen repliziert das Bedienterminal auch die ecos webman Funktionalitäten. Aus diesem Grund kann eine Fachanlage oder Schlüsselschrank komplett autonom funktionieren, selbst Reservierungen und Fahrzeuge können verwaltet werden.Modernes InterfaceFortgeschrittene FunktionalitätenStand-Alone Modus​

Module und Pakete

Mehrere Erweiterungsmodule erlauben die effiziente Einbindung unserer Systeme in Ihre Betriebsabläufe. Vor allem die Integration aller moderner digitaler Zugriffsmedien ist von besonderer Hilfe. 

Für bestimmte Branchen wurden exakt auf Kundenwünsche abgestimmte Komplettlösungen mit Software- und Hardwarekomponenten entwickelt, wie unsere Fahrzeugverwaltung, mit Reservierungsmodul, Fuhrparkverwaltung, Führerscheinkontrolle und Alkoholtester. 

Auch im Bereich Sicherheit bieten wir eine spezielle Lösung mit verstärkter bzw. zusätzlicher Hardware, aber vor allem auch dem dazugehörigen Alarmmodul. 

Das Reservierungsmodul ecos reserve kann z. B. Raumschlüssel für Seminare oder Meetings, als auch die benötigten Arbeitsgeräte, wie Laptops oder Beamer zur Verfügung stellen. Zusätzlich kann noch für das gemeinsame Mittagessen ein Fahrzeug dazu reserviert werden. 

Unser Alarmmodul ecos alarm informiert mittels E-Mailbenachrichtigungen, Pop-ups auf Computern oder Pushnachrichten über unsere ecos app in Echtzeit über Unregelmäßigkeiten im Betrieb der Systeme. 

ecos reserve

Dieses Software Modul ermöglicht es, Reservierungen für Schlüssel und Objekte vorzunehmen. Jeder Benutzer kann für sich selbst Reservierungen machen oder bei entsprechender Berechtigung auch für andere interne Mitarbeiter. Zusätzlich können Gästereservierungen für externe Dritte (z.B. Dienstleister oder Besucher) gemacht werden. Zur maximalen Benutzungsfreundlichkeit können alle Funktionen über die ecos App genutzt und Reservierungen auch über Outlook gebucht werden.
Die Reservierungsfunktionen sind in dem Modul ecos fleet noch einmal auf Fahrzeuge angepasst. Unter anderem enthält die ecos fleet mehr Schadensmeldungen oder Wartungsreservierungen.

 

Spezifische Reservierung

Bei kleinen Mengen an zu verwaltenden Schlüsseln oder Objekten ist es meistens einfacher, das dezidiert benötigte zu reservieren. Gleichzeitige Nutzungswünsche werden damit schon Tage im Voraus klar und können geklärt werden. Kein hektisches Herumorganisieren im Moment in dem es gebraucht wird.

 

Gruppen Reservierung

Bei einer größeren Anzahl von Räumen, Laptops oder Fahrzeugen wird es immer schwieriger diese mit 1:1 Reservierungen zu organisieren. Manuelle Klärungen sind kaum möglich. Dementsprechend werden logische Kategorien wie gleich große Räume oder gleiche Fahrzeugklassen einer Objektgruppe zugeordnet. Das ermöglicht eine Gruppenreservierung, in der ein beliebiges Objekt mit den richtigen Charakteristiken reserviert wird. Der Nutzer muss sich keines auswählen.

 

Wiederholende Reservierung

Bei ambulanten Pflegediensten, Überwachungsrouten oder Jour-Fixe Meetings können Objekte auf eine wiederholende Art und Weise reserviert werden. Hiermit muss nicht jede Woche an die selbe Reservierung gedacht werden.

 

Personalisierbare Felder

Der ecos webman und Software Module bieten durchgängig frei definierbare Felder an. Diese können Sie auf Ihr Unternehmen anpassen.

Einfacher Datenaustauch mit Hilfe der ecos API

 

Mittlerweile gibt es zahlreiche digitale Anwendungen für die effiziente Verwaltung verschiedener Abteilungen in ihrem Unternehmen (z.B. Zutrittskontrolle oder Leitstand). Eine Bündelung verschiedener Lösungen in einer Plattform ist essentiell, um einen Überfluss an Apps und Anwendungen zu vermeiden. Einzelne “Insellösungen” erfordern einen signifikanten Mehraufwand bei der Datenpflege und darüber hinaus kann dies zu Fehlern führen.

Über die ecos API können zahlreiche Funktionen in andere Systeme und Apps integriert werden. Die ecos API basiert auf dem SOAP/REST Protokoll. Jeder Software-Entwickler kann mit einfachen HTTPS-Zugriffen über das Internet die Funktionen in seine eigene Software übernehmen. Wir beraten Entwickler gern und bieten Unterstützung an, sollten für den speziellen Anwendungsfall Anpassungen nötig sein.

Alternativ zu einer bidirektionalen vollautomatisierten Steuerung bieten wir auch einen Datenimport über Zwischendateien wie CSV oder Datenaustausch über Verzeichnisdienste wie LDAP an.

ecos webman Verwaltungssoftware

ecos smart Solutions